メール添付された申込書をWebシステムに自動登録

AI×RPA活用事例
ブラウザRPA メール AI 申込対応
メールに添付された申込書を自動で読み取り、申込管理用のWebシステムへ自動登録する事例です。手作業による確認・転記時間を削減し、対応漏れや入力ミスの防止を実現します。

課題

サービスの申込受付を、顧客からメールに添付されたPDFやExcel形式の申込書で受け付けていました。

申込書には、申込者名、会社名、住所、電話番号、申込プラン、希望開始日などの情報が記載されており、担当者はメールを1件ずつ開封し、添付ファイルの内容を確認しながら申込管理用のWebシステムへ手入力する必要がありました。

申込件数が多い日は対応に追われ、入力ミスや二重登録、対応漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクがありました。また、メールの見落としや添付ファイルの確認漏れにより、申込者への対応が遅れることも課題となっていました。

クラウドBOTによる解決

クラウドBOTを活用し、受信メールに添付された申込書を自動で読み取り、申込管理用のWebシステムへ自動登録する仕組みを構築しました。

クラウドBOTが受信メールを定期的に確認し、対象の件名やアドレスから申込メールを判別、添付されているPDFやExcelファイルを取得します。ファイル内の申込者名、会社名、住所、電話番号、申込プランなどの情報を読み取り、申込管理システムにログインして申込登録画面へ自動で入力します。

登録後は完了ステータスを記録し、次のメールを同様に処理します。添付ファイルの形式が読み取れない場合や必須項目が不足している場合は、対象メールと理由を記録し、担当者が後から確認できるようにしました。
AI活用のポイント
  • PDF・Excelからのデータ抽出
  • データフォーマットの変換
ロボット導入後のフローについて
受信メールを定期的に確認
件名やアドレスから申込メールを判別
添付されたPDF・Excelファイルを取得
AIがPDF・Excelからデータを抽出
申込管理システムにログイン
申込登録画面を開く
AIがデータフォーマットを変換
申込者名・会社名・住所・電話番号・申込プランなどを入力
登録完了ステータスを記録し、次のメールを同様に処理（繰り返し）
読み取れなかったメールやエラー内容を確認

導入効果

これまで手作業で行っていた申込書の内容確認と入力作業を自動化することで、対応時間を大幅に削減できました。

また、メールの見落としや添付ファイルの確認漏れがなくなり、申込者への対応スピードも向上しました。担当者は単純な転記作業から解放され、問い合わせ対応や申込内容の精査など、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。

APIが提供されていない申込管理システムであっても、クラウドBOTがブラウザ操作を自動化することで、メール添付ファイルを起点としたシステム登録の自動化を実現できます。
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作業時間が 100% 削減

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