kintoneからWebゆうびんで郵送を自動化

ブラウザRPA Webゆうびん 郵送自動化
kintoneの「送信」ボタンをクリックするだけで、添付フィールドに保存されたPDFと送付先情報をBOTが受け取り、Webゆうびんへのログインから郵送手続きまでを自動実行。郵送物の発送作業をなくし、ヒューマンエラーの防止と承認フローのクラウド化を実現した事例です。

課題

請求書や各種案内書類の発送準備に手間がかかり、印刷・封入・郵送手配といった作業が担当者の負担になっていました。宛先ミスや送付物の取り違えなど、人手による確認作業に依存していたため、発送品質にばらつきが出やすい状況でした。

また、送付内容の確認や承認が紙・口頭ベースになりやすく、郵送物の承認処理をクラウド上で完結できていないことも課題となっていました。

クラウドBOTによる解決

クラウドBOTを活用し、郵送物の登録から承認、発送までをクラウド上で自動化しました。

送付先情報と送付するPDFをkintoneに登録し、kintoneの承認機能で上長確認を実施。承認完了後にkintoneの「送信」ボタンをクリックすると、BOTが起動してkintone内の添付フィールドに保存されたPDFデータと送付先情報を自動で受け取ります。

続けてBOTがWebゆうびんへ自動ログインし、送付物データのアップロードから送付先設定、郵送実行までを自動で完了。担当者は発送作業そのものから解放されます。
ロボット導入後のフローについて
kintoneに送付先・PDFを登録し承認フローへ
「送信」ボタンからBOTが自動起動
PDFと送付先情報を自動取得
Webゆうびんへ自動ログインし郵送手続きを実行

導入効果

利用顧客への書類送付作業を自動化し、発送業務そのものをなくすことができました。

宛先ミス・送付ミスなどのヒューマンエラーを解消し、再対応コストも削減。kintone上で郵送物の確認と上長承認を完結できるようになり、業務の見える化と遠隔対応も実現しました。

派遣・求人業で、利用顧客への書類発送業務の効率化に活用されています。
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