kintoneからネットdeゆうびんで郵送を自動化

ブラウザRPA ネットdeゆうびん 郵送自動化
kintoneの「送信」ボタンを押すだけで、添付フィールドのPDFと送付先情報をBOTが自動取得。ネットdeゆうびんへの自動ログインから郵送操作まで完全自動化することで、発送作業の工数削減とヒューマンエラー解消を実現した事例です。

課題

請求書や通知書など大量の郵送物を手作業で封入・発送しており、件数が多い月末・月初は担当者の負担が集中していました。宛先の貼り間違いや送付物の入れ間違いといったヒューマンエラーも発生しており、再送対応や謝罪の工数も発生していました。

さらに、郵送物の承認フローが属人的で、担当者が出社しないと発送できない状況が続いており、テレワーク推進の妨げにもなっていました。

クラウドBOTによる解決

クラウドBOTを活用し、郵送物の登録から発送までを完全自動化しました。

まずkintoneのアプリに送付先情報を入力し、PDFを添付フィールドにアップロード。kintoneの承認機能を使って上長が内容を確認・承認します。承認後、担当者がkintoneの「送信」ボタンをクリックするとクラウドBOTが自動起動し、添付フィールドからPDFデータと送付先情報を取得します。

続けてネットdeゆうびんへ自動ログインし、取得したPDFのアップロードと送付先の入力・郵送申込みまでを自動で完結。担当者は発送完了の通知を受け取るだけです。
ロボット導入後のフローについて
kintoneに送付先・PDFを登録し上長承認
「送信」ボタンからBOTが自動起動
PDFと送付先情報を自動取得
ネットdeゆうびんへ自動ログインし郵送申込み

導入効果

請求書・通知書の封入・発送作業をまるごと自動化し、大幅な工数削減を実現しました。

宛先ミス・送付物の入れ間違いといったヒューマンエラーもゼロになり、再送対応コストも解消。kintoneの承認機能と組み合わせることで、担当者が出社しなくても郵送物の確認・発送が完結する体制を構築できました。

会計事務所での導入では月間20時間以上、イベント関連企業での導入でも月間15時間以上の工数削減を実現しています。
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作業時間が 100% 削減（会計事務所での導入実績）

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