kintoneからWebゆうびんで
郵送を自動化した事例
kintoneの「送信」ボタンをクリックするだけで、添付フィールドに保存されたPDFと送付先情報をBOTが受け取り、Webゆうびんへのログインから郵送手続きまでを自動実行。郵送物の発送作業をなくし、ヒューマンエラーの防止と承認フローのクラウド化を実現した事例です。
こんな課題がありました
郵送物の発送業務を手作業で行っていたため、作業負荷の高さに加えて、宛先ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも発生しやすい状態でした。
請求書や各種案内書類の発送準備に手間がかかり、印刷・封入・郵送手配といった作業が担当者の負担になっていた。
宛先ミスや送付物の取り違えなど、人手による確認作業に依存していたため、発送品質にばらつきが出やすかった。
送付内容の確認や承認が紙・口頭ベースになりやすく、郵送物の承認処理をクラウド上で完結できていなかった。
クラウドBOTによる自動化フロー
3つのステップで、郵送物の登録から承認、発送までをクラウド上で自動化しました。
ステップ1：kintoneに送付先情報とPDFを登録し、承認フローに載せる
送付先情報と送付するPDFをkintoneに登録し、kintoneの承認機能で上長確認を実施。郵送前の確認・承認プロセスをクラウド上で一元管理できます。
ステップ2：「送信」ボタンからBOTを起動し、必要情報を自動取得
承認完了後にkintoneの「送信」ボタンをクリックすると、BOTが起動。kintone内の添付フィールドに保存されたPDFデータと送付先情報を自動で受け取ります。
ステップ3：Webゆうびんへ自動ログインし、郵送手続きを実行
BOTがWebゆうびんへ自動ログインし、送付物データのアップロードから送付先設定、郵送実行までを自動で完了。担当者は発送作業そのものから解放されます。
実際の動作イメージ
実際の運用イメージは以下の通りです。
kintone上で送付先情報とPDFを登録している様子。承認機能と組み合わせることで、発送前の確認フローもクラウド上で管理できます。
BOTがWebゆうびんにログインし、郵送処理を自動で進めている様子。担当者による手入力や手作業は不要です。
自動化で実現できた成果
派遣・求人業で、利用顧客への書類発送業務の効率化に活用されています。
こんな企業・部署に向いています
- 請求書や案内書などの郵送物を定期的に発送している経理部・総務部
- kintoneで送付先や書類情報を管理しており、発送業務までつなげて効率化したい
- 郵送物の宛先ミスや送付ミスを減らし、発送品質を安定させたい
- 郵送前の確認・承認フローを紙や口頭ではなくクラウド上で完結させたい
- 発送作業をなくし、担当者が本来業務に集中できる体制を整えたい
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