kintoneからネットdeゆうびんで
郵送を自動化した事例
kintoneの「送信」ボタンを押すだけで、添付フィールドのPDFと送付先情報をBOTが自動取得。ネットdeゆうびんへの自動ログインから郵送操作まで完全自動化することで、発送作業の工数削減とヒューマンエラー解消を実現した事例です。
こんな課題がありました
毎月大量の郵送物の準備・発送作業が担当者の工数を圧迫し、ミスや抜け漏れのリスクも課題になっていました。
請求書や通知書など大量の郵送物を手作業で封入・発送しており、件数が多い月末・月初は担当者の負担が集中していた。
宛先の貼り間違いや送付物の入れ間違いといったヒューマンエラーが発生しており、再送対応や謝罪の工数も発生していた。
郵送物の承認フローが属人的で、担当者が出社しないと発送できない状況が続いており、テレワーク推進の妨げになっていた。
クラウドBOTによる自動化フロー
3つのステップで、郵送物の登録から発送まで完全自動化しました。
ステップ1：kintoneで送付物・送付先を登録し、上長承認
kintoneのアプリに送付先情報を入力し、PDFを添付フィールドにアップロード。kintoneの承認機能を使って上長が内容を確認・承認します。担当者は出社不要で、どこからでも承認操作が可能です。
ステップ2：「送信」ボタンでBOTを起動し、情報を自動取得
承認後、担当者がkintoneの「送信」ボタンをクリックするとクラウドBOTが自動起動。kintoneの添付フィールドからPDFデータと送付先情報を取得します。
ステップ3：ネットdeゆうびんへ自動ログインし、郵送操作を実行
クラウドBOTがネットdeゆうびんに自動ログインし、取得したPDFのアップロードと送付先の入力・郵送申込みまでを自動で完結。担当者は発送完了の通知を受け取るだけです。
実際の動作イメージ
実際の動作画面をご覧ください。
kintoneアプリで送付先情報とPDFを管理。承認フローと組み合わせることで、確認・発送までの一連の作業をクラウド上で完結できます。
BOTがネットdeゆうびんで郵送操作を自動実行している様子。担当者の手作業は一切不要です。
自動化で実現できた成果
会計事務所・イベント関連企業での導入実績です。
こんな企業・部署に向いています
- 毎月大量の請求書・通知書・案内状などを郵送している経理部・総務部
- 郵送物の宛名書きミスや送付ミスが発生しており、品質管理に課題がある
- kintoneをすでに業務管理に活用しており、郵送業務との連携を検討している
- 郵送物の承認フローをデジタル化・クラウド化してテレワークに対応したい
- 経理・総務のルーティン作業を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい
まずは無料で試してみませんか？
基本無料でご利用いただけます。新規登録から30日間は有料機能も無料でお試しいただけます。クレジットカード不要で今すぐ始められます。